Dokumentacja elektroniczna w firmie

Zdecydowanie łatwiejszym rozwiązaniem jest digitalizacja dokumentów. W firmach, które nie dysponują odpowiednim zapleczem na stworzenie zabezpieczonego archiwum, dostęp do dokumentacji w wersji elektronicznej jest idealnym rozwiązaniem. Takie archiwum można stworzyć przekazując określone dokumenty do archiwizacji, którą wykona firma zewnętrzna. Oprócz samej archiwizacji bardzo często firmy zewnętrzne dokonują także odpowiedniego sortowania dokumentów oraz skanują je tworząc archiwum w wersji elektronicznej. To od klienta zlecającego archiwizację dokumentów zależy, czy archiwum cyfrowe ma być dostępne na nośnikach, np. na płytach, czy będzie udostępnione w postaci plików na serwerze. 

Jednak tworzenie dokumentacji w wersji elektronicznej nie obejmuje jedynie dokumentów, które przekazane są do zarchiwizowania. Coraz częściej w ten sposób przekazuje się nawet przychodzącą korespondencję, którą można śledzić poprzez korzystanie z zeskanowanych dokumentów. Niektóre firmy obsługujące korespondencję, zarówno wychodzącą jak i przychodzącą, korzystają z rozwiązań elektronicznych, dzięki którym mogą monitorować wysyłaną korespondencję. 

Wdrożenie skanowania dokumentów i wprowadzania ich do bazy z dodatkowymi znacznikami w postaci dat, słów kluczowych oraz innych ważnych informacji, może stanowić podstawę do wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów. W przypadku dokumentacji elektronicznej ważne jest odpowiednie jej przechowywanie, jednak samo archiwum dokumentów w postaci cyfrowej nie wymaga dużych nakładów finansowych. 

Należy jednak pamiętać, że archiwum cyfrowe w wielu przypadkach jest dodatkowym rozwiązaniem, ułatwiającym korzystanie z dokumentacji papierowej, którą w przypadku dokumentacji księgowej należy przechowywać jako dokumentację papierową przez 5 lat, z kolei dokumentacja kadrowa musi być przechowywana przez lat 50.


Zobacz wszystkie artykuły!

BiznesCenter.com.pl - Twoja firma w Internecie       strona główna | dodaj firmę | kontakt | logowanie | regulamin | mapa serwisu